Langsung ke konten utama

MANAJEMEN KEARSIPAN

Arsip

A. Pengertian Arsip

  • menurut uu no 43 tahun 2009
          Arsip merupakan rekaman kegiatan /peristiwa dalam berbagai media sesuai dengan perkembangan zaman/teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara , pemerintah daerah ,lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam kehidupan bermasyarakat,, berbangsa dan bernegara.

  • menurut International Standar Organization (ISO)
          Arsip adalah informasi yang diciptakan ,diterima, dan dikelola sebagai bukti maupun informasi yang oleh organisasi atau perorangan digunakan untuk memenuhi kewajiban hukum atau transaksi bisnis.

 B. pembagian arsip

* Berdasarkan Subyek
  •  arsip kepegawaian contohnya data riwayat pegawai
  • arsip pemasaran contohnya surat pemberian, daftar pelanggan
  • arsip keuangan contoh daftar gaji , laporan keuangan 
  • arsip pendidikan contohnya rapor siswa, daftar hadir siswa
* berdasarkan nilai kegunaan
  • arsip informasi seperti memo
  • arsip admisnistrasi ( prosedur kerja, uraian tugas)
  • arsip sejarah sepertia laporan tahunan 
  • arsip pendidikan seperti karya ilmia dan jurnal
  • arsip keuangan seperti kwitansi 
  • arsip ilmiah  seperti hasil penelitian
  • arsip hukum ( akte tanah, akte kelahiran)
*berdasarkan keasllian
  • Asli , maksudnya arsip yang dicetak/diprint, ada cap legalisasinya
  • tembusan, dibuat bersaama dokumen asli yang ditujukan kepada pihakk lain
  • salinan, tidak dibuat sama dengan dokumen asli namun sama dengan dokumen asli
  • petikan, berisi sebagian dokumen asli
*berdasarkan fungsi
  • arsip dinamis, sering digunakan sehari-hari
  • arsip statis, arsip yang tidak digunakan sehari-hari
*ditinjau dari fisik
  • arsip tertulis contoh surat dinas, akta kelahiran
  • arsip visual contoh gambar lukisan, ukiran
*berdasarkan sifat kepentingan
  • arsip tak berguna : memo, undangan
  • arsip berguna : surat permohonan cuti, presentasi pegawai
  • arsip penting : daftar riwayat hidup pegawai, surat keputusan
  • arsip vital : akta pendirian perusahaan buku induk pegawai, ijazah, surat hutang piutang
C. ARSIP VITAL 
 Sesuai nama, arsip ini memang sangat vital nih gais . saking vitalnya tanpa arsip ini tu keberlangsungan sebuah organisasi akan terancam. kok terancam? soalnya apabila arsip ini hilang, organisasi akan kesulitan dalam menyusun kembali arsip yang hilang tersebut sehingga dapat menimbulkan kekacauan yang berdampak pada keberlangsungan sebuah organisasi. nah jadi arsip ini tu supaya gak hilang, diperlukan (baca: sangat diperlukan) perlindungan serta penyimpanan yang sistematis. penyimpanan arsip vital itu sendiri pada umumnya ada 2 nih gais. 
1. penyimpanan onsite : yaitu sebuah penyimpanan arsip didalam sebuah gedung pencipta arsip atau jelasnya dalam satu gedung. 
2. penyimpanan offsite: penyimpanan ini dilakukan di luar gedung pencipta arsip
sedangkan metode perlindungan arsip vital tu umumnya ada 4:
1. dispersal : membuat duplikasi dari yang asli
2. duplikasi : menyusun arsip asli
3. pemindahan arsip vital ke arsip vital
4. vaulting : menempatkannya dalam ruangan khusus
 sekadar info nih gais, arsip vital ini termasuk arsip dinamis. jadi arsip dinamis itu adalah arsip yang masih diperlukan dalam perencanaan,pelaksanaan,ataupun peyelenggaraan organisasi artinya penggunaan arsip ini masih sangat dibutuhkan.
kalo untuk contoh arsip vital ini sendiri itu tu seperti:
  • surat pendirian perusahaan
  • hutang piutang
  • kontrak kerja
  • surat/kontrak perusahaan
  • akta pendirian 
  • anggaran
  • dsb...

Label:

Komentar

Posting Komentar

Postingan populer dari blog ini

Sejarah Kehumasan Indonesia & Dunia (Public Relations History)

1. Sejarah perkembangan kehumasan di Indonesia Sejarah perkembangan Public Relations di Indonesia secara konsepsional terjadi pada tahun 1950. Perkembangannya di Indonesia bergerak mengikuti kondisi politik dan dan kenegaraan saat itu. Namun, sejarah lain telah mencatat bahwa perkembangan Public relations telah ada sejak jaman kerajaan yaitu sejak jaman kerajaan Mataram dimana ada usaha penambahan senopati untuk menyebarkan “gosip” bahwa keturunannya akan menjadi pasangan sekaligus di lingdungi oleh Nyai Roro kidul. Selang waktu berjalan dalam konteks Modern, sejarah public relations di mulai pada tanggal 18 agustus 1945, ketika Bung Karno memutuskan menunda sidang PPPKI untuk memberikan keterangan pada Pers tentang pemilihan presiden sebelum merumuskan UUD. Meski demikian, sebenarnya para pakar ahli Public Relations setuju kalau Humas secara otentik yang berlaku di Indonesia dimulai pada tanggal 17 agustus 1945. Pada waktu itu pemerintah mulai menyadari perlunya rakyat un...
Posting Komentar
Baca selengkapnya

Peran Humas dalam Promosi di Perpustakaan

    A.     Pengertian dan Tujuan Promosi             Promosi adalah promosi diartikan sebagai upaya membujuk orang untuk menerima produk, konsep dan gagasan. . Promosi mencakup metode komunikasi yang digunakan pemasar untuk memberikan informasi tentang produknya. Informasi bisa bersifat verbal dan visual.             Dalam dunia perpustakaan, promosi sendiri lebih menyangkut pada memberitahukan produk dan jasa yang ada di perpustakaan sehingga digunakan oleh pemustaka dan meningkatkan keterpakaian koleksi yang ada.  Tujuan dari adanya promosi secara umum adalah adalah: a.        Untuk menyebarkanluaskan informasi suatu produk kepada calon konsumen yang potensial. b.       Untuk mendapatkan konsumen baru dan untuk menjaga loyalitas konsumen tersebut. c. ...
Posting Komentar
Baca selengkapnya

Informasi Primer,Sekunder,dan Tersier

A. Informasi Primer 1. Ensiklopedi                    Ensiklopedi dapat didefinisikan sebagai: “Sebuah karya ilmiah berisi informasi yang sangat luas, dalam berbagai bidang pengetahuan, dan biasanya disusun secara  alphabetis subyek atau nama”. Istilah “sangat luas” bukan berarti semuanya. Istilah tersebut hanyalah menggambarkan sebagai sesuatu yang sangat luar biasa, seperti dengan istilah yang digunakan oleh Diderot, bahwa sebuah ensiklopedi memiliki nilai yang bersifat mistisius. Bukan mistik yang berarti tidak nyata, namun mendekati itu karena sangat luar biasa.                    Setiap ensiklopedi yang diterbitkan, biasanya menguraikan banyak artikel secara detail, seringkali pula disertai daftar bacaan pada setiap bagian atau sub-bagiannya; ada uraian singkat dan ada uraian yang panjang di...
Posting Komentar
Baca selengkapnya