Peran Humas dalam Promosi di Perpustakaan

    A.    Pengertian dan Tujuan Promosi

            Promosi adalah promosi diartikan sebagai upaya membujuk orang untuk menerima produk, konsep dan gagasan.. Promosi mencakup metode komunikasi yang digunakan pemasar untuk memberikan informasi tentang produknya. Informasi bisa bersifat verbal dan visual.

            Dalam dunia perpustakaan, promosi sendiri lebih menyangkut pada memberitahukan produk dan jasa yang ada di perpustakaan sehingga digunakan oleh pemustaka dan meningkatkan keterpakaian koleksi yang ada. 

Tujuan dari adanya promosi secara umum adalah adalah:

a.       Untuk menyebarkanluaskan informasi suatu produk kepada calon konsumen yang potensial.

b.      Untuk mendapatkan konsumen baru dan untuk menjaga loyalitas konsumen tersebut.

c.       Untuk menaikkan penjualan serta laba/keuntungan

d.      Untuk membedakan dan mengunggulkan produknya dibandingkan dengan produk competitor.

e.       Untuk branding atau membentuk citra produk di mata konsumen sesuai dengan yang diinginkan.

f.       Untuk merubah tingkah laku dan pendapat konsumen tentang suatu produk.

Sedangkan, untuk tujuan promosi pada perpustakaan sendiri adalah sebagai berikut:

a.       Memperkenalkan fungsi perpustakaan kepada pemustaka

b.      Mendorong minat baca dan mendorong masyarakat agar menggunakan koleksi perpustakaan semaksimalnya dan menambah jumlah orang yang membaca.

c.       Memperkenalkan pelayanan dan jasa perpustakaan kepada masyarakat.  
  

B.     Bentuk Promosi di Perpustakaan

a.       Iklan

Berbeda dengan publisitas yang biasanya cuma-cuma., iklan memerlukan biaya untuk membuat. Jika publisitas kurang dapat dikendalikan oleh perpustakaan, karena adanya penyuntingan dan ketergantungan pada media untuk bersedia memuat atau tidak,  iklan direncanakan dan dapat dikendalikan  dalam hal-hal yang ingin disampaikan, bagaimana disampaikan dsb. Iklan dapat disampaikan dalam bentuk media cetak atau elektronik seperti surat kabar, majalah, radio dan televisi, dapat berupa suvenir seperti  buku tulis, alat tulis, kalender,  dapat pula berupa surat edaran, brosur, buletin, poster ataupun papan pengumuman. Langkah-langkah yang perlu dilalui adalah: memilih dan menentukan media untuk iklan, memilih dan menentukan tema, menentukan struktur pesan,  dan menentukan kerangka isi.

b.      Interaksi Langsung (Kontak Pribadi)

Promosi  dengan menggunakan cara kontak pribadi, merupakan bentuk yang paling ampuh diantara bentuk-bentuk promosi yang lain karena  dengan adanya kontak secara pribadi, hubungan antara staf perpustakaan dan konsumen dapat dijalin dan ditingkatkan, kebutuhan, minat serta pribadi pengguna dapat lebih diketahui, sekaligus lebih jelas dalam menyampaikan informasi kepada pengguna. 

Kontak pribadi dapat dilakukan melalui ceramah, peragaan atau demo, diskusi, wawancara, forum terbuka , atupun layanan yang ramah  dari masing-masing staf perpustakaan . Kontak-kontak informal, seperti rapat dengan unit lain, keterlibatan dalam organisasi profesi, atau merangkap jabatan lain, dsb, dapat pula menjadi ajang promosi dalam bentuk kontak pribadi. Melalui kontak pribadi ini, dapat dikumpulkan profil pengguna yang dapat dijadikan salah satu pegangan dalam mengetahui kebutuhan pengguna.

c.       Suasana dan Lingkungan Perpustakaan

Dimana perpustakaan berada, bagaimana perpustakaan diatur merupakan hal yang dapat mempromosikan perpustakaan atau malah menjaukan pengguna dari perpustakaan. Walaupun secanggih dan selengkap apapun layanan dan koleksi perpustakaan, kalau perpustakaan ditempatkan ditempat jauh di batas kota, di pojok bangunan, serta dilengkapi dengan penataan ruangan yang gelap, kotor dan semrawut, pasti perpustakaan akan segan dikunjungi.

d. Publisitas

Publisitas adalah salah satu alat promosi yang ampuh dan murah untuk memperkenalkan keberadaan perpustakaan termasuk jasa/produk yang ditawarkan  melalui berita di media penerbitan seperti surat kabar dan majalah maupun  melalui radio, televisi ataupun panggung.Tak perduli jenis perpustakaan apapun,  penggunaan bentuk publisitas  untuk promosi perpustakaan dapat menjangkau masyarakat pendengar/pembaca yang cukup luas karena banyak dibaca , didengar dan ditonton orang.

Publisitas dapat dilakukan dalam berbagai bentuk seperti : press release dalam rangka pembukaan ataupun penutupan acara pameran, lomba, kursus dsb, yang diselenggarakan perpustakaan, ulasan/tanggapan suatu masalah dengan mengaitkan pada salah satu jasa layanan perpustakaan, artikel ilmiah,  perkenalan produk/jasa baru, wawancara, diskusi /bedah buku hingga  ceritera dan program-program khusus seperti drama dan film ceritera maupun acara “story telling”  dsb.

Beberapa hal penting yang harus diperhatikan  dalam melaksanakan publisitas adalah : menjalin hubungan baik dengan media massa, penentuan sasaran dan jangka waktu publisitas, menentukan ide serta media yang sesuai, disampaikan dalam bentuk yang singkat, sederhana dan menarik.

e. Insentif

Insentif adalah pemberian sesuatu yang bernilai, baik berupa uang atau barang, dimaksudkan untuk mendorong perubahan sikap konsumen, baik yang kurang bermotivasi atau justru diberikan pada yang sudah menggunakan untuk dapat memberi motivasi pada yang kurang termotivasi.Termasuk dalam insentif ini adalah pemberian penghargaan /hadiah pada pengguna terakatif, memberikan kemudahan dalam perolehan layanan, misalnya memberikan jasa penelusuran gratis untuk peminta jasa selama bulan-bulan tertentu dsb.

Hal yang perlu dipikirkan adalah: menentukan siapa yang akan diberi insentif, arah insentif, berupa hadiah, atau hukuman, bentuk insentif , berupa uang atau barang atau lainnya , besar insentif serta waktu pemberian insentif.

Termasuk dalam promosi bentuk ini adalah, pemilihan tempat yang strategis serta dalam lingkungan aman, bentuk bangunan yang tidak terkesan kotor dan jelek, penataan ruangan yang sesuai dengan kebutuhan pengguna, fungsi serta keindahan, disamping tentunya rambu-rambu yang jelas dalam menunjukkan lokasi kokesi dan layanan.

C.     Peran Humas dalam Promosi Perpustakaan

PR di perpustakaan berdiri sebagai koordinat, sebagai perpanjangan tangan dari organisasi untuk mengkomunikasikan citra positif perpustakaan kepada masyarakat. Pada perpustakaan, kegiatan PR berkaitan dengan upaya mempromosikan program perpustakaan, layanan yang tersedia, dan sumber daya informasi yang dimiliki. Upaya yang dilakukan oleh praktisi PR perpustakaan harus terintegrasi dengan rencana strategis perpustakaan. Kegiatan PR dirancang untuk memperkenalkan dan memberikan pemahaman tentang manfaat layanan perpustakaan. Upaya yang dilakukan praktisi PR perpustakaan tersebut adalah menetapkan standar operasional untuk mencapai target dengan cara:

a.       Memperkenalkan layanan perpustakaan terbaik dan tersedianya petugas terlatih;

b.      Merancang program dengan menggunakan pendekatan publisitas, misalnya tampilan visual yang menarik serta media elektronik;

c.       Mengevaluasi citra publik mengenai layanan perpustakaan, staf, program, kebijakan dan prosedur pelayanan serta aktivitas PR kepada publik (Yulianti 2008).

D. Manfaat dari Peranan Public Relation dalam Promosi perpustakaan

Dengan menerapkan beberapa fungsi dan peranan public relations seperti yang telah diuraikan diatas, maka ada beberapa manfaat  yang akan diperoleh perpustakaan yakni :

a.       Dalam Hubungan dengan Lembaga Induk

Dengan adanya hubungan yang baik antara perpustakaan dengan lembaga induk serta melihat begitu bermanfaatnya perpustakaan bagi masyarakat, maka hal ini dapat menjadi pertimbangan bagi lembaga induk untuk dapat memberikan alokasi dana yang lebih besar lagi disbanding tahun-tahun sebelumnya. Dengan dana yang lebih besar maka pengelola perpustakaan akan dapat memperbaiki kualitas perpustakaan menjadi lebih baik lagi.

b.      Dalam Hubungan dengan Staff Perpustakaan

Dalam hubungannya dengan staff perpustakaan atau  para pustakawan maka akan tercipta suasana kerja yang harmonis dan menyenangkan. Menghilangkan kesenjangan komunikasi antara pimpinan perpustakaan dengan para pustakawan. Dengan suasana kerja yang menyenangkan dan komunikasi yang harmonis memungkinkan staff perpustakaan untuk dapat mengoptimalkan kemampuan yang ada dalam dirinya dalam bekerja sehingga tercapainya tujuan dari perpustakaan.

c.       Dalam Hubungan dengan Masyarakata

Adanya hubungan yang baik antara perpustakaan dengan pengguna atau masyarakat disertai dengan peningkatan kualitas layanan, maka masyarakat yang sebelumnya enggan datang ke perpustakaan, akan menjadi tertarik untuk datang kke perpustakaan. Sedangkan bagi mereka yang telah terbiasa memanfaatkan jasa perpustakaan akan lebih aktif lagi memanfaatkan jasa dan fasilitas yang disediakan oleh perpustakaan. Hubungan yang baik antara perpustakaan dengan masyarakat ini juga akan memotivasi masyarakat untuk membantu dalam pengamanan, pemeliharaan dan bahkan pendanaan perpustakaan.

d.      Dalam Hubungan dengan Media Massa

Dengan terjadinya hubungan baik dengan kalangan media massa, akan membantu untuk menciptakan suatu publikasi atau promosi yang efektif yang  dapat membangkitkan minat masyarakat  untuk berkunjung ke perpustakaan serta mampu membangun citra positif perpustakaan dimata masyarakat.

e.       Dalam Hubungan dengan Lembaga Pemerintah

Semua organisasi dalam kegiatannya akan sering berurusan dengan  lembaga pemerintah. Dengan memelihara hubungan yang baik dengan lembaga-lembaga pemerintah maka akan memperlancar kegiatan perpustakaan yang berhubungan dengan lembaga pemerintah tersebut.